译者按：

　　在多年的咨询服务中，译者发现，客户和研发人员都比较容易接受项目管理的观点，都感觉项目的管理的方法与工具就象唾手可得。但是一旦开始在某个项目里面实施，项目经理和团队成员则感觉心由余而力不足。这是为什么呢？

　　想制定一个合理的计划，缺发现没有历史数据可用？

　　公司以前开发产品的方式“花样百出”，没有统一的标准，到底应该参照那种方式呢？

　　应该如何培养出合格的项目经理？谁来承担这个责任呢？

　　具体项目管理过程中出现了问题，项目经理应该依靠谁，寻求谁的帮助？自己的直线领导吗？
……

　　译者认为，在一个组织内部要解决以上问题，不能简单依靠项目经理的经验和主动性。在组织层面，企业应该做点什么？那就是建立项目管理办公室（PMO：Project Management Office）。

　　为了给企业提供如何建立项目管理办公室的指导，特翻译了来自PMI（美国项目管理协会）关于PMO的著述《企业如何建立项目管理办公室》以及《PMO的咨询和指导服务》，以飨读者。

定义项目管理办公室

　　随着项目管理实践的普及，人们也越来越迫切地需要实施项目管理的系统化方法。企业可以方便的获得项目进度管理软件，派员工参加项目管理培训课程，甚至建立了项目管理学科等级计划。

　　实际上，企业还可以通过一些别的手段来加强项目管理，那就是：建立项目管理办公室。

• 　定义项目管理办公室

　　项目管理办公室由项目管理专业人员组成，服务于企业的项目管理需要。尽管近年来大家对项目管理办公室承担的不同的角色职责逐渐达成共识，但项目管理办公室的职能还是因企业不同而各有不同。如今的项目管理办公室通常都从事着以下的部分或全部职能。

　　1) 为项目组提供项目管理支持。

　　项目管理办公室的人员可以帮项目组承担制定项目进度表、编写和分发项目报告、操作项目管理软件、维护项目“看板”和项目工作手册等事务性的工作，这样项目组就可以大大松一口气了。

　　2) 为公司提供项目管理方面的咨询和指导。

　　当企业把自己的工作逐步“项目化”时，企业需要培养一些人员以担任内部项目管理咨询师，他们可以深入地帮助企业解决如何高效运作项目的问题。

　　3) 为公司制定和维护项目管理的方法和标准。

　　如果企业要持续地做项目，就必须开发和推广通用的方法和标准。项目管理办公室正适合做这件事。

　　4) 为公司提供项目管理培训。

　　企业要采用项目管理的方法，就必须为员工提供项目管理原则等培训。培训材料和培训讲师都可以由项目管理办公室提供。

　　5) 为公司提供能够运作项目的项目经理。

　　项目管理办公室可以作为专业的项目经理的常驻部门，项目经理可以在需要时被派去参与项目。

• 　为什么需要项目管理办公室

　　如果一个企业只是偶尔做一些项目，那就没有必要去提高系统化的项目管理能力。这种情况下，建立项目管理办公室就好比用高射炮打蚊子。但是，如果企业很多的精力都放在项目上，混乱的项目管理方法只能导致低效，甚至给企业带来危险。项目越多，就越迫切地需要项目管理办公室。

　　如果企业成立了项目管理办公室，企业就可以建立一套统一的方法来实施项目。除此之外，如果项目管理办公室是面向整个企业的，它甚至于可以在跨部门、跨职能的活动中发挥重要作用。它还可以培养项目管理专业人才。凡是从事项目工作的员工，都可以更好地提高自己的项目管理水平和意识。

　　如今的项目管理办公室，有很多来自于国防部和建筑业的经验和先例可以参考，他们都是项目导向的，以项目管理活动为核心的。然而，这些传统的项目管理办公室与我们今天所研究的项目管理办公室也有所不同。他们通常服务于单一、大型、复杂的项目，比如要开发一架战斗机的项目启动时，就会成立项目管理办公室（通常叫做Program办公室）。在民用领域，建造一座火电站的项目，也可以单独成立项目管理办公室来满足需要。

　　区别于传统方法，如今的涌现出的项目管理办公室服务于更广泛的项目管理需要。成立项目管理办公室不仅仅为了满足单一项目的需要，而是要满足多个项目及企业整体的需要。

建立项目管理办公室

　　建立了项目管理办公室需要投入很多工作量。任何有价值的想法，都需要深思熟虑和仔细的计划。这也需要我们有“政治敏感度”，因为企业中的很多人可能都会反对建立项目管理办公室。

　　建立项目管理办公室需要两大阶段的工作：传播项目管理办公室的理念，以及实际实施项目管理办公室。

• 　传播项目管理办公室的理念

　　不可能所有的人都拥抱建立项目管理办公室的想法。有些人可能会抱怨在这个人力资源缺乏的时代，建立项目管理办公室简直是浪费资源。另一些人可能会认为这是另一种形式的官僚主义，更是会拖慢企业的效率。还有一些人会认为这是想要把他们手中的权力夺走。

　　那些希望成立项目管理办公室必须意识到会遇到很大的怀疑和阻力。因此，项目管理办公室的策划者很有必要在一开始的时候就要教育自己的同事，为什么需要项目管理办公室，以及清楚地介绍项目管理办公室的职能。如果策划者想要得到支持，他就必须去传播这些理念。

　　收集同事们的疑问是一个很好的切入点。回答好了这些问题，就可以减少大家的怀疑。以下的问题是大家通常会问的：

• 项目管理办公室对我们的项目有什么好处？
• 成立和运作项目管理办公室要花多少成本？
• 项目管理办公室在制定标准后，会不会损害项目成员在开发过程中的灵活性和创造性？

　　项目管理办公室对项目组和客户都能带来价值。项目管理办公室可以为项目组提供导师、顾问和实时的培训。它可以给项目组提供如何使用项目管理标准的指导，以及项目组需要的工具。另外，它还可以维护那些可重用的过去项目的资料。

　　经验表明，客户非常赞成建立项目管理办公室。客户会认为成立项目管理办公室表示企业下了大决心要保证项目成功。这增强了客户的信心。

　　有些怀疑者认为项目管理办公室会增加成本，却没有什么产出。

　　项目管理今天的状况有点类似于70、80年代的质量管理运动的状况，那时候，反对者总是质疑质量管理运动的成本收益。然而，质量管理运动证明了他们存在的价值。问题反而变成了：我们可以不做质量管理吗？

　　最近的研究表明，只有很少一部分项目达成了项目的时间、预算和需求目标。陈旧的、混乱的项目管理方法带不来好的结果。如果质量管理运动对我们有很好的指导意义，很显然完备的项目管理体系很快会证明自己存在的价值。

　　建立和运作项目管理办公室的成本可能没有大家想得那么惊人。维持项目管理办公室运作的成本低于或等于那些分散在各项目活动中的项目管理活动的成本之和。如果项目的很多事情可以一次性做正确，项目成本可以大大降低。

　　项目管理办公室并不必然导致减少创造力和灵活性。一个设计良好的项目管理办公室是为了帮助项目组更高效地工作，而非告诉项目组要怎么做事。项目管理办公室还鼓励项目成员尽可能地保持自己的创造性和独立地完成工作。当然，这种独立性是在项目管理办公室所定义的项目规程的框架之内。

　　项目管理办公室的工作不是“恐吓”大家，而是为大家提供一个有序的工作环境。

• 　实施项目管理办公室

　　一旦批准成立项目管理办公室，在正式运作之前，有几个问题要解决。

• 项目管理办公室的职能是什么？
• 项目管理办公室的人员怎么配备？
• 项目管理办公室的办公地点怎么安排，在组织结构中的位置呢？

　　正如前面所提到的，项目管理办公室可以执行多种活动。项目管理办公室至少可以做一、两件事情，比如制定项目管理标准和维护项目进度软件。如果更广泛一些，项目管理办公室可以提供全套服务，包括咨询、指导、培训、维护标准、维护进度软件、作为项目经理的常驻部门等。

　　总之最重要的就是要明确项目管理办公室要做些什么。

　　如果项目管理办公室定位在简单的支持和服务角色，则他们的人员可以很少。或许由一位有多年项目管理经验的人担任领导，再由一或两名具备扎实的项目管理技巧和良好书写能力的助理来配合完成一些日常事务即可，如文本处理、归档、日常交流等。或者，项目管理办公室就由一名“万精油”式的项目管理高手来担任。这种人员配置可以很好地解决混乱的项目管理模式的企业的问题。

　　如果项目管理办公室定位在扮演重要角色，那需要一名领导，还需要更多的专业人员作为助理，以及行政人员。项目管理办公室领导被公司高层授权监督项目的实际状况。因此，项目管理办公室领导在组织结构图中的位置应该与职能部门经理平级。

　　项目管理办公室的办公地点要安排在合适的位置。比如在很多银行和房地产公司，项目管理办公室通常被安排在信息中心的旁边，这就是合适的位置，因为这种公司的很多项目的核心在于信息服务。在从事工程活动的企业，项目管理办公室往往应该靠近从事工业工程活动的部门。而在其它一些情况下，项目管理办公室可以作为独立的职能运作，就像销售部、财务部一样。

摘自The Project Office by Thomas R. Block & J. Davidson Frame