有效交付件评审(下)

发布日期:
2018-12-28

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在上期的《有效交付件评审》一文中,我们谈及交付件评审的重要性,然而在许多企业中交付件评审开展的效果不理想,往往成为“鸡肋”,不评审不放心,评审了就是在走过场、浪费时间。上期文中,通过一个案例分享了,我们知道造成了这样结果主要原因是评审的过程有问题,比如,文档并没有提前发出来,没有给各个评审专家预留充分的时间会前阅读资料;作者没有做好自检,甚至明知有些地方没有搞清楚,把问题带到了评审会议上浪费了大家的时间;作者修改后的文档也没有发给各位评审专家做确认,有可能问题漏改或改错......那么正确的交付件评审过程是什么?

 

有效交付件评审(下)

 

评审要有效,计划不可少,当然不必教条地专门写一篇评审计划文档,可在项目管理计划或质量保证计划中体现。计划什么呢?项目中的哪些交付件要评审?谁参加评审最合适?什么时间评审?预计要发现多少缺陷?等等。上期案例,根本没用计划,突然地安排评审活动,难怪有的评审专家无法到场。此外,如果没有事先确定所需要的评审专家,很难保证临时指定的评审专家是合适的,该参与的没有参与,不该参与的反倒来了。怎样确定评审专家是否合适呢?简单一句话,让能够发现问题的人来参与评审。什么样人能够发现问题呢?首先是该领域的专家,靠个人的技能是有能力的发现问题的人;其次,是该交付件的上下游和相关组,他们的工作受交付件质量的影响、关心交付件的质量,具有发现问题的动机和能力,这些人也是评审专家的理想人选。当我们在计划中指定了评审专家,应该把计划发给相关人,确保他们知道、认同他们成为了项目中某些交付件的评审专家,同时他们会根据计划做好自己的工作时间安排。

介绍会议是可选活动,如果评审专家对评审过程方法不熟悉,或者作者需要对评审对象进行事先讲解,那么就在介绍会议上完成。当一份交付件在作者的准备过程中就经历了大量研讨,通常参与研讨的往往也是评审专家,此时召开介绍会议必要性不大。

预评审可以说是整个评审过程最重要的活动了,有效的评审可不是在评审会议上来找问题,而是在评审会议之前,各个评审专家参考评审检查表,对交付件进行仔细排查,发现的缺陷或者疑问都要记录下来。是不是有压力了?上期案例中,在评审会议发现问题,因为没有事先准备,如果没有深厚能力和对评审活动的高度专注是很难发现足够多的问题的,这是评审效果不佳的重要原因。为了保证预评审的有效性,一定要为评审专家留有足够的时间,通常要至少留有1天的时间,因为评审专家并非专职评审,他们还有自己的工作,如果留有1天或更长的时间,他们还是可以抽出部分时间来评审的。

在评审会议召开前,评审的组织者要把所有评审专家提交的问题汇总起来。会议不是用来发现问题的,而是来确认问题的,并非各评审专家所提出的问题都是问题,因此有的问题会被接受、有的问题会被拒绝。如果存在问题到底是接受还是拒绝争执不下的情况怎么办?为了确保会议效率、不浪费大家时间,这里有个“五分钟原则”,即争执五分钟仍然没有结论,则把该问题标识为“待定”,会后双方进一步查资料确认。

会后,交付件的作者要解决缺陷,再把修正后的交付件发给各个评审专家验证是否修改正确,这一活动相当于测试中回归测试。需要注意的是,谁的问题谁就要确认该问题的修改正确性。在上期案例中,作者改完了缺陷,是不是完全改对了,根本没用进行确认,可能问题依然存在。

最后,要对评审活动进行一次分析,到底这次评审是否有效?也就是说是不是把该发现的问题都发现了?是否需要组织二次评审?哪类缺陷多?如何预防?等等。

请看一看如果按照上面介绍的评审过程来执行评审,是不是评审效果会立刻不一样了?一定!只要每一个步骤都认真执行,交付件评审不再是“鸡肋”,一定会成为提升产品质量、加快研发进度的优秀实践。


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