物料信息库管理杂谈

发布日期:
2016-01-08

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在国内某大型电子设备厂调研时,听到研发人员说,采购部门总是不能及时地采购所需要物料,导致进度延迟;而采购人员常常抱怨说,研发人员选用的物料很难采购;同时,生产人员也认为生产排期很难进行,常常有物料不齐套的现象,或需要作紧急物料替代的工作……

以研发人员的身份进入该厂的ERP系统并进行查看,发现研发人员从ERP系统中能够看到的物料信息,有:

基本信息:物料编码、物料名称、规格型号、使用状态、单位等;

计划信息:最小供货量、最大库存、安全库存、最大订货量、最小订货量、订货间隔期等;

设计资料:附件、工程确认;

采购信息:采购周期、采购确认;

其它信息:库存位置、创建时间……

而其中多数信息没有明确内容或空白,不具有可用性。

由于研发人员对物料信息库的情况不了解,因此在进行设计时会选用大量的新物料,从而提高对物控的难度,同时也对采购造成冲击,反过来对研发造成选型困难,形成恶性循环。这必然造成物料信息库数量庞大,而其中大部分均是不可用的,物料信息库的信息也成为过时信息,对研发、采购及物控的工作无益,因此有必要形成良好的物料信息库管理机制。

物料信息库

物料信息库是ERP系统中最为重要的基础信息,存在于物料信息库中的信息都是有一定生命周期的,会随着时间的流逝而发生变化,因此需要有特定部门对物料信息库进行管理与维护。如何管理物料信息库,向研发人员提供物料优选建议是物料信息库管理人员必须要关注的,现在看一下物料优选的管理过程,如图1所示:

物料信息库管理杂谈

                                                                                                              图1.      物料信息库示意图

 

如图1所示,物料信息库的变化主要有两种情形:一类是原有物料的信息变更,另一类新物料的导入。

通常情况下,已有物料的品质、商务条件发生变化时,会对物料的优选程度产生影响。多数情况下的变更是紧急事件驱动的,如突然的质量问题、供应商突然断货等。

物料更换是严谨的工程过程,尤其是对已量产产品的物料替代更是马虎不得。为减少事件驱动因素,相关部门必须要组织起来对物料信息库进行定期的清理;通过定期梳理的工作减少突然事件的影响。

如果一个企业的物料信息库从未清理过,或者不怎么管理的话,建议对现有物料信息库进行梳理,成果体现在物料信息库内对物料信息的属性标识;加强新物料入库的管控。

新物料导入

如图2所示,新物料的导入会在两种情况下发生:

1、 新开发产品中需要用到新物料,即在产品开发流程中会调用新物料导入流程;

2、 当发生上述的质量问题导致必须更换物料,而暂时没有新物料时,必须紧急启动物料优选管理(事件驱动型)。

物料信息库管理杂谈

                                                                                                            图2.      新物料导入情形示意

新物料的导入,势必要引入有关于物料的相关属性信息,而这些信息却要由不同部门的人员来提供,倘若是某个人员的失误导致其中的信息错误,因此埋下的后患却是不可预测的。

因此,对物料信息的管理设定必要的管理规则:

1、   物料信息规则:即对物料信息主体信息与属性信息的内容、形式、格式等要有明确规定,使相关人员都要有明确的认识;

2、   物料信息变换的条件要求:即定义导致信息变更的条件定义及评估主体责任,如图1中所示的各种变迁路径所需要的条件;

3、   物料信息更改程序管理:即定义信息更改流程及责任主体。

物料信息

对于物料信息的定义,其责任通常在于产品数据管理部主管。物料信息是最为基础的信息,对公司研发、生产、采购、定价有着最为直接的影响,不可忽视。

具体的工作有:

1、 物料信息主体定义:分类定义、分类编码、编码格式、描述等;

2、 属性信息的定义:信息格式;

a)     与采购相关:使用状态、最小批量、批量价格、采购周期等;

b)     与生产相关:最大库存、安全库存、库存位置等

c)      与研发相关:物料资料、应用案例等;

物料信息变更条件

       从物料信息内容可看到,信息的准确性与研发、采购与生产是紧密相关的,因此信息更改的规则必须由这些部门主管共同制定,由产品数据管理部主管组织。

       通常变更规则有:

1)     物料替代准则:

结构、性能、引脚完全相同的物料可实施替代。同类物料中建立优先排序,在商务、性能、品质三个方面权衡考虑。引起排序变化的原因可能有:较大的价格差异;重大质量问题的发生;重大商务变化。

2)     关键物料准则:

a)    关键物料要在产品开发初期导入评估,如方案性物料、安全物料等;

b)    需第三方认证的物料,如安全物料,取得合格证书后,原则上不能变更。

3)     物料分类和使用准则:分为优选、慎选与不选三类。

物料信息更改程序管理

       此类工作流程主要有:物料编码申请、物料信息更改。

1)   物料编码申请流程

完善的物料编码申请流程必须覆盖所有类别物料。该流程将确保新分配的编码是必须的、不重复的,而且,关于物料的所有信息都应该是规范的,而这一工作最终必须由产品数据工程师进行审核。而信息的正确性则需要专业部门、技术认证部门、商务认证部门来保证。

2)   物料信息更改流程

由于设计更改或为了纠正错误,一般会对物料的一些信息进行修改。而其中对库存、物料使用的信息的更改,影响是比较大的,可能会造成虚假缺料、形成呆死料等后果。因此,应尽可能减少对此类信息的维护,同时应对更改原因进行记录与分析,从而改善编码申请流程的优化与改进。

使用状态是物料信息中最为重要的数据之一,对于物料本身而言,是否可以使用、是否可以采购、是否可以用于生产与销售,必须引起关注。

物料信息库关注

建设有效的物料信息管理方法,目的在于降低成本、加快新产品研发进程。物料信息库的管理,需要关注以下几个要点:

1) 加强编码申请审核,减少错误申请;

2) 减少不必要的物料种类;

3) 定期清理因设计更改或错误申请的、既未使用的、也无发货、无库存、无采购的垃圾信息;

4) 针对产品特点,定期清理标准件,进行归一化、通用化梳理,选择性能好、商务条件的作为优选物料;

5) 加强编码申请审核,选择性能好、商务条件的作为优选物料。

宣导与培训

       物料信息的完善与使用与各部门是分不开的,尤其是研发部门。因此,关于物料信息的相关知识,必须对研发部门进行培训与宣传,必要时,应对研发人员进行相关知识的考核。这样更加有助于优选库的使用与推广,进而推动整体成本的降低。

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