“不拉马的士兵”现象对流程管理的启示

发布日期:
2019-04-09

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汉捷咨询 孙豪亮

 

一位年轻有为的炮兵军官在上任后,到下属的各部队视察士兵训练情况。年轻军官在视察过程中,发现有几个部队在操练时都有一个共同的情况:炮兵把大炮安装好后各就各位,但是在发炮操练中,总有一个士兵自始至终站在大炮的炮管下,纹丝不动,直到整个操练结束,这个士兵也没有做任何事情。军官觉得很奇怪,于是询问:站在炮管下的这个士兵没做任何动作,也没什么事情,他是干什么的?年轻的军官得到的答案是:操练条例就是这样规定的。军官带着这个疑问回去查阅军事条例,发现该条例制定的时代较为久远,而且遵循的是用非机械时代的规则,当时站在炮管下的士兵的任务是拉住马的缰绳(在那个时代,大炮是由马车运载到前线的),以便在大炮发射后及时调整由于后座力产生的距离偏差,减少再次瞄准所需的时间。现在的大炮自动化和机械化程度很高,早就不再需要这样一个角色了。但是操练条例没有及时调整,因而出现了“不拉马的士兵”。这位年轻军官的发现,为部队减少不必要的“非战减员”,提高了部队的作战效率,使他受到了国防部的表彰。

为何会出现这“不拉马的士兵”现象?无非是过时的操练条例不适应新环境带来的变化,一方面是在条例应用环境变化时缺乏对旧有条例的重新解读,不理解或者不愿意分析或者忽视了对旧有条例的设计依据,直接机械的套搬旧有条例;另一方面则是缺乏日常条例操练问题的有效反馈及响应机制,士兵的尽职尽责,机械执行下也许对条例提出了疑问,并反馈给了上级,但是并没有得到有效的响应,军队强调执行力,得不到响应及优化也就继续坚持。

笔者在近二十年的研发管理和咨询过程中,发现类似的故事在企业研发管理中也是屡见不鲜。很多企业通过花费大力气系统建设研发管理体系,建立起各种研发及管理流程,但是随着时间的推移,管理体系越来越不堪重负,曾经有一家企业老总在调研过程中发出这样的感概:第一年流程体系运行良好,企业研发效率明显提升,人员工作积极性也是显著高涨,第二年流程体系有些地方不太适应新的变化,第三年则明显感觉到大的退步,流程与实际情况有些出入,执行起来流于形式。那么应该如何解决这个问题呢?在运作成熟的企业,如华为、方太、Vivo等企业,他们的解决方案是怎样的呢?总的来说是要建立系统的流程优化管理体系,可以从如下五个方面来着手建设:

首先要建立流程优化部门。很多企业在自行或者引入咨询公司建立流程体系后,就以为流程建设的事情已经完成,流程建设时临时成立的设计团队解散,抽调的人员也就返回原来部门,但是企业内外部的环境不是静态不变的,今年适应的流程到了明年也许就会发生很大的变化,流程也应该随之优化调整。因此独立的流程优化部门是必须具备的,由其组织对流程的优化工作。

其次是要明确各流程的OWNER。有些企业把流程优化的责任交给流程优化部门,由他们来进行流程的优化,但是流程优化部门不是流程的使用部门,对流程的具体执行情况并不清楚,基于自己的理解或者其他对标企业的优化不见得适合企业的实际运行情况,应该让最熟悉流程的部门成为流程的OWNER,他们才是流程优化的主要责任部门。

再者,要建立流程监控机制。流程的执行要有监控,既是监督流程的执行,同时也是对流程在实际运作过程中发现的问题进行解读。在现代企业,强调流程执行无借口,但是这也容易忽视流程执行中出现的问题。设置流程监控人员,如在新产品开发流程中设置PQA,就可以及时对执行过程中出现的问题进行分析和主动收集。

还有就是要建立意见反馈渠道。流程执行过程中的意见,要有便捷的反馈渠道,如OA、PLM等都是不错的应用工具,企业全员进行意见收集。为了鼓励员工积极参与,反馈的意见要及时回复,同时对于好的意见在必要的情况下可以实施奖励。

最后,流程的定期优化机制必不可少。对于收集的反馈意见流程优化部门要定期组织各流程OWNER开展优化。

相信通过上述五个方面系统建设流程优化管理体系,“不拉马的士兵”现象必将从企业消失,从而让流程更加匹配企业、更好服务企业,为企业带来更大的价值!


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