在汉捷咨询公司给企业做IPD咨询过程中,经常会被问如下问题:
“老师,在产品开发过程中,如果提出了新需求,我们就要提交变更申请吗?” “老师,项目只要发生变化,就要提交PCR,这个我理解了,那么,是不是所有的PCR都要公司的管理层进行审批?”以上问题都是在进行IPD咨询过程中客户提出的有关变更问题,这些企业基本都是从快速增长的创业期向规范化管理过渡。汉捷咨询顾问们听到客户提出这些问题感觉非常正常,说明客户在认真思考,企业员工结合实际工作,开始思考如何通过运用学习的知识来处理日常工作。希望通过这篇文章,能给大家答疑解惑。
在答疑之前,我们先将“变更”的定义解释一下,达成一致的理解。在项目管理中,变更管理是确保项目适应变化并取得成功的关键要素。做过项目的同仁都清楚,项目是一个动态的过程,在项目执行过程中,变化是常态,不变反而是异常。因为项目执行过程中,需求和环境都可能随时发生变化,这些变化都可能对项目的目标和交付产生影响。对于这些变化如果没有有效的管理机制,项目就可能面临范围蔓延、进度延误、资源浪费以及利益相关者不满等问题。因此,我们才需要对这些变化进行管理,也就是变更管理。
解释了项目变更,那么,我们回答第一个问题:“项目的需求变化了,我们就要提交变更申请吗?”。我的回答是:No。如何响应变化的需求,是和项目阶段相关。在IPD产品开发流程中,从接受项目任务书到产品上市会被划分五个阶段,即概念阶段、计划阶段、开发阶段、验证阶段以及上市阶段。见下图。
通常PDT团队当PDCP评审通过后会与IPMT签订“项目合同”,此时项目目标就会基线化,也就是在开发阶段,任何对项目目标有影响的变化,比如影响项目范围、项目周期、项目质量、项目成本等,PDT团队都要向IPMT提出变更申请,由企业的高层决策:是否响应这些变化。从这里我们可以看到,在“开发阶段”,如果出现了变化,对项目目标造成影响,那么,就需要提交变更申请。
那么,在TR5之后,也就是进入“验证阶段”、“发布阶段”,如果新增了需求,我们是否要相应这些变化呢?一般这个阶段,汉捷咨询建议不提倡响应这个新增的需求。因为,进入验证阶段,按照IPD要求,产品的功能、性能都已实现,如果响应新增需求,那么对项目的周期、成本、质量会造成非常大的影响,这会影响产品及时上市,如果因此错过市场机会窗,这会对产品的商业成功带来明显的影响。因此,如果产品开发进入这两个阶段,如果有新需求,一般不会在本开发项目中响应,而是将该需求转移到下一个路标规划的产品来实现。
那么,在“概念阶段”、“计划阶段”,如果新增了需求,我们该如何做?因为此时还没有到PDCP,也就是项目的范围、目标还没有“契约化”,此时有新增需求,项目组会响应该需求,而不需要走变更流程。有的朋友会问,TR1评审通过,不是产品包需求基线化吗?那么TR1通过后到PDCP阶段,新增了需求难道不用提出变更申请吗?这是一个非常好的问题。变更管理不就是因为项目变化对项目的范围、进度等造成影响吗?那么,新增了需求,不就是改变了项目范围,难道不会对项目进度造成影响吗?汉捷咨询认为是否走变更流程,还要考虑项目的费用,因为在概念阶段、计划阶段,只是投入了人力,花费了人工工时,这种工时投入与PDCP之后真金白银的投入相差远矣。所以,有人戏称“概念阶段”、“计划阶段”就是纸上谈兵。因此,此时出现需求变化,主要就是在总体技术方案、概要设计上更改即可,不影响对项目的真实投入造成浪费的。所以,在这两个阶段,PDT项目组会接受新增需求,只是项目组内部评估即可,不需要提交变更申请。
下面回答第二个问题。PCR是Project Change Request的缩写,也就是我们说的“项目变更申请”。通过第一个问题回答,大家应该了解了,在PDCP之后,进入“开发阶段”,如果出现了变化,对项目目标造成影响,那么需要提交PCR,向IPMT进行决策申请。而ECR,是Engineering Change Request缩写,是“工程变更申请”。在IPD中,产品开发过了TR5,也就是进入“工程阶段”,这时如果项目发生了变化,就需要提出工程变更。
简单说,PCR和ECR本质是一样的,都是“变更申请”,只是发生在不同阶段而已。
关于第三个问题,这种说法没有问题,只要过了PDCP,那么出现了变化,对项目目标造成影响,那么就要提交变更申请,请企业高层进行决策。但是,在实际运作中,IPD会给PDT团队很大的管理权,PDT对产品的商业成功负责的。另外,随着企业做大做强,IPMT就可能没有那么多的时间来及时处理PDT团队的变更申请。因此,通常会进行授权,比如如果变化经过PDT团队评估会造成项目进度延期15%以内(假定企业授权在项目进度±15%以内,由PDT团队自行处理)那么这个变化就由PDT自行决定是否响应,当然,如果项目进度变化超过目标的15%以上,仍然要由企业管理层进行决策。
以上是基于IPD思想,回答客户关于变更的三个问题,希望能对大家关于变更管理有启发性的借鉴。通过三个问题,简单介绍一下变更管理。如果大家还有其他关于变更管理的问题,可以继续开帖进行解答。
注:有的朋友看变更管理介绍,会看到CCB(Change Control Board,变更控制委员会)这个决策组织进行变更决策。其实这个组织也是由公司的管理层构成。在IPD辅导过程,汉捷咨询发现企业规模没有那么大,组织结构没有那么复杂时,那么由IPMT直接进行变更决策,效率更高。因此,上面答疑是由IPMT进行变更决策。